Dijital arşiv yönetmeliği nedir?

Dijital Arşiv Yönetmeliği, kamu kuruluşlarının belgelerinin etkin bir şekilde yönetilmesi, korunması ve değerlendirilmesi için belirlenen kuralları kapsar. Bu yönetmelik, dijital ortamda belgelerin nasıl düzenleneceği ve saklanacağına dair önemli ilkeler sunar. Kamu hizmetlerinin daha verimli hale getirilmesi için belgelerin dijitalleşmesi ve arşivlenmesi büyük bir önem taşır. Böylece, geçmişe dönük bilgilere hızlı erişim sağlanarak, hizmet süreçleri daha da iyileştirilebilir.

Dijital Arşiv Yönetmeliği, kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin yönetimi, korunması ve değerlendirilmesine ilişkin usul ve esasları düzenler. Bu yönetmelik kapsamında yer alan bazı tanımlar ve kavramlar şunlardır:

Yönetmeliğin tam metnine mevzuat.gov.tr adresinden ulaşılabilir. 

• Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belge. 
• Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılması. 
• Elektronik belge yönetim sistemi: İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistem. 
• Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş belgelerin tespiti.